Soci e quote

Percorso protezione civile

Tutto parte dal menu Soci, con le voci Elenco soci e Categorie.

Inserire un socio

In Elenco soci premi Nuovo socio. Servono nome, cognome ed email: l'email serve per le comunicazioni ufficiali ed è il nome utente per l'area riservata.

L'interruttore Dagli l'accesso all'area riservata è acceso di serie: al salvataggio il socio riceve un invito per scegliere la password. Se lo spegni, il socio resta nel registro senza invito; l'accesso glielo dai più avanti dalla scheda con Rimanda l'invito, utile anche se l'invito è finito nello spam.

Se la persona usa già Comitix con un'altra associazione, non nasce un secondo account: si aggiunge la vostra appartenenza e lei entra con la password che ha già.

Il Numero socio puoi lasciarlo vuoto. Comitix continua la numerazione che avete già («0127», «M-0043»); per un registro nuovo parte da 0001. Un numero già usato viene rifiutato.

Solo in Italia il codice fiscale viene confrontato con nome, cognome, data di nascita e genere; negli altri paesi il campo ha il nome dell'identificativo locale.

Importare un elenco

Per un elenco già pronto usa Importa soci da file: serve un CSV con una riga per socio (da Excel: «Salva con nome» → CSV), separato da virgole o da punti e virgola.

Le intestazioni si riconoscono in italiano, inglese, tedesco, francese, spagnolo e olandese. Le colonne che entrano sono nome e cognome (in una colonna sola o in due, come «Nome» e «Cognome»), email, numero socio, codice fiscale, telefono, data di nascita (gg/mm/aaaa, gg.mm.aaaa o aaaa-mm-gg), città e indirizzo. Il telefono di un socio già presente si aggiunge solo se non ne aveva uno.

Le righe senza un'email valida vengono saltate e il riepilogo dice quali. L'email è anche la chiave contro i doppioni: ricaricando lo stesso file, chi c'è già finisce tra i «Già presenti».

L'importazione non manda inviti: chi deve entrare lo inviti dalla scheda con Rimanda l'invito. Il bottone compare solo se il tuo ruolo ha il permesso di importare.

Categorie e quota annuale

In Categorie ogni categoria ha una Quota annuale e una Durata, Annuale o A vita. Un'associazione nuova parte con Socio giovane (fino a 17 anni), Socio ordinario (la predefinita), Socio sostenitore e Socio onorario (a vita). Se non ne hai nessuna, Parti dalle categorie standard te le crea.

Le categorie nascono a quota zero, perché l'importo lo decidi tu; l'elenco lo segnala con «da impostare: senza importo la quota non si emette».

La categoria di un socio la vedi nell'elenco, colonna Categoria, con scritto come ci si è arrivati. Di suo Comitix usa quella la cui fascia d'età comprende il socio (campi Age min e Age max, serve la data di nascita) e, per tutti gli altri, quella con Predefinito acceso. Quando non basta, come per un socio onorario o sostenitore, apri la scheda e premi Categoria: scegli la categoria e, se vale per un periodo, la data Fino al. Lasciando vuota la scelta torni all'automatico. Per molti soci insieme, selezionali nell'elenco e usa Assegna la categoria.

Emettere le quote

Le quote si emettono da Quote e pagamenti › Rinnovi delle quote con Emetti le quote: scegli l'anno e la scadenza. Con Emetti anche la fattura ogni quota diventa anche una fattura con numero progressivo.

L'emissione non parte mai da sola, riguarda tutti i soci attivi e salta le categorie a quota zero. Rilanciarla non raddoppia niente. L'importo si fissa al momento dell'emissione: se l'anno dopo alzi la quota, quelle vecchie non cambiano. La quota si chiede a chi è socio attivo oggi: chi ha un periodo aperto da dimesso, sospeso o in aspettativa resta fuori, e così chi sta in una categoria A vita. Alla fine l'avviso dice quante quote sono state emesse e quanti sono rimasti fuori, con il motivo.

Il socio «in regola»

Nella scheda del socio il riquadro Periodi di stato riassume: «Adesso: Attivo. Quota: in regola.».

La quota risulta In regola quando nel riquadro Anni sociali c'è l'anno in corso; l'anno sociale va dal 1° gennaio al 31 dicembre. Se la quota è stata emessa con la fattura, l'anno si scrive da solo quando la fattura è saldata: pagamento online del socio, Incassa contanti o Registra bonifico. Un pagamento lo registri con Aggiungi un anno, origine Quota pagata e l'importo. Per chi non paga, come un onorario o un esentato per delibera, usa l'origine Esente. Senza l'anno in corso la quota risulta Quota non versata. Una quota senza fattura la saldi da Rinnovi delle quote con Segna pagata, anche se nel frattempo è stata segnata «Scaduta». Una quota con la fattura si incassa dalla fattura: nella riga trovi Apri la fattura.

Gli anni prima di Comitix li carichi in un colpo con Riconosci il pregresso. Entrano come «Dichiarato dall'associazione» e contano per l'anzianità. Gli anni scoperti il riquadro li elenca da sé.

Con Apri un periodo segni In aspettativa, Sospeso o Dimesso. Chiudere un periodo non rimette il socio in regola: la quota la dice solo il registro degli anni.

La tessera

La tessera si emette dalla scheda, nel riquadro Tessera, con Emetti la tessera. Per molti soci insieme, selezionali in Elenco soci e usa l'azione di gruppo Emetti le tessere, che salta chi ne ha già una attiva.

La tessera vale un anno dall'emissione e ha un numero suo, diverso dal numero socio. Dal riquadro la scarichi in PDF con Scarica e la rinnovi con Rinnova, che sposta la validità a un anno da oggi e rigenera il QR. Sospendi e Riattiva chiedono un motivo.

La tessera non dice da sola se il socio ha pagato: la riga «Adesso risulta» e il QR mostrano in tempo reale certificato medico, copertura assicurativa e quota associativa. Il socio trova la tessera nella sua area, in La mia tessera, con il QR da mostrare all'ingresso e il PDF. Se sul vostro Comitix è attivo Google Wallet, trova anche Aggiungi a Google Wallet.

Trasferire un socio

Se l'associazione ha affiliazioni attive (madre, affiliate o sezioni sorelle), nella scheda compare Trasferisci a un'altra sezione: indichi la sezione, la data e l'atto. Il socio resta nel vostro registro con un periodo «Dimesso». Nella sezione che lo accoglie i suoi anni arrivano come «Riconosciuto da altra sezione», senza importo: l'incasso resta a chi l'ha fatto. Se la persona ha un account, entra anche nell'area soci della sezione che la accoglie e da lì riceve quote e convocazioni.

Da dove cominciare

Apri Categorie e metti l'importo della quota. Poi inserisci i soci, a mano o da file, e carica il pregresso. Infine emetti le quote dell'anno e registra i pagamenti man mano che arrivano.